Miten vältetään riippuvuus yhdestä avainhenkilöstä?

Etusivu / Seurakuntastriimaus / Päättäjän polku

Monessa seurakunnassa striimaus alkaa siitä, että joku innostuu. Yksi vapaaehtoinen opettelee järjestelmän, ottaa vastuun ja pitää lähetyksen pystyssä viikosta toiseen. Se on hyvä alku — mutta jos tämä yksi ihminen on jonain sunnuntaina sairaana, matkalla tai ei enää seurakunnassa, mitä tapahtuu lähetykselle? Jos lähetys jää silloin kokonaan pois, seuraukset eivät jää seurakunnan sisäiseksi asiaksi: verkon kautta osallistuva katsoja jää sinä sunnuntaina kokonaan vaille opetusta ja ylistystä, joita hän odotti pääsevänsä seuraamaan. Tämä kysymys kannattaa ratkaista ennen kuin siitä tulee kriisi, ei sen jälkeen.

Avainhenkilöriski ei synny huolimattomuudesta. Se syntyy siitä, että joku on hyvä tehtävässään ja muut luottavat siihen. Kun yksi vapaaehtoinen osaa järjestelmän parhaiten, hänelle on luonnollista antaa vastuu — ja hän ottaa sen mielellään, koska haluaa palvella hyvin. Kukaan ei tee tätä tarkoituksella väärin. Silti lopputulos on sama: koko lähetys nojaa yhteen ihmiseen, ja se on suurempi riski kuin mikä tahansa yksittäinen laitevalinta tässä koulutuksessa.

Riski kasvaa ajan myötä, ei kerralla. Ensin avainhenkilö hoitaa käynnistyksen, koska on nopeampi. Sitten hän hoitaa myös virhetilanteet, koska tuntee järjestelmän parhaiten. Lopulta kukaan muu ei enää yritäkään, koska tuntuu helpommalta antaa asian jäädä sille, joka osaa. Tässä vaiheessa riski on jo täysi, vaikka kukaan ei tehnyt yhtäkään yksittäistä väärää päätöstä.

Erityinen ansa syntyy, kun avainhenkilö on myös teknisesti taitava. Hän löytää mielenkiintoisia lisäsäätöjä, rakentaa omia oikoteitä ja räätälöi järjestelmää tavoilla, jotka tuntuvat hänelle itselleen luonnollisilta. Tarkoitus on hyvä — järjestelmästä tulee hänelle sujuvampi. Lopputulos voi olla toinen: kukaan muu ei enää ymmärrä, miksi asiat on tehty juuri niin, eikä osaa jatkaa siitä, jos alkuperäinen tekijä ei ole paikalla.

Ajatellaan vapaaehtoista, joka rakentaa OBS:ään kymmenen erilaista scenea ja monimutkaisen näppäinoikotiejärjestelmän, koska hän itse muistaa ne ulkoa. Kun hän on poissa, seuraava operaattori avaa ohjelman ja näkee valikon, jota kukaan muu ei ole koskaan käyttänyt. Tämä ei tarkoita, että taitava vapaaehtoinen olisi tehnyt virheen — se tarkoittaa, että järjestelmän yksinkertaisuudesta ei ole pidetty kiinni yhtä tarkasti kuin sen toimivuudesta.

Ensimmäinen puolisko ratkaisua on tekninen. Työnkulun ja järjestelmän pitää olla riittävän yksinkertaisia, että yksi koulutettu vapaaehtoinen — ei juuri se tietty vapaaehtoinen — pystyy ajamaan normaalin lähetyksen alusta loppuun. Tämä tarkoittaa valmiiksi rakennettuja kuvakulmia, vakioitua käynnistysjärjestystä ja sitä, että livena tehtäviä päätöksiä on mahdollisimman vähän. Jos jokin ratkaisu vaatii erikoisosaamista, jota vain yksi ihminen seurakunnassa hallitsee, se on merkki siitä, että toteutus on liian monimutkainen — ei perustelu sille, että kyseinen ihminen on korvaamaton.

Toinen puolisko on organisatorinen, ja tässä kohdassa kannattaa olla täsmällinen: vähintään kaksi ihmistä koulutetaan käyttämään järjestelmää. Tämä ei tarkoita, että molempien pitäisi olla paikalla joka sunnuntai — normaali lähetys on lähtökohtaisesti yhden koulutetun operaattorin hoidettavissa, myös kahden kameran vaiheessa. Kyse on siitä, että toiminta ei pysähdy, kun yksi ihminen sairastuu, muuttaa pois tai elämäntilanne muuten muuttuu. Yksi koulutettu on aina yhden puuttumisen päässä kriisistä. Kaksi koulutettua kestää tavallisen elämän vaihtelut.

Kirjalliset ohjeet — käynnistys, sammutus, yleisimmät virhetilanteet — eivät ole muistiinpanoja avainhenkilöä varten. Ne ovat väline, joka tekee osaamisesta jaettavaa. Kun ohje on kirjoitettu auki, kuka tahansa koulutettu voi seurata sitä ilman, että hänen täytyy soittaa sille, joka ”tietää”. Ilman dokumentaatiota tieto elää vain ihmisten muistissa, ja se katoaa aina, kun ihminen on poissa — sairauden, loman tai muuton vuoksi.

Kun sama rutiini toistuu joka sunnuntai täsmälleen samalla tavalla, kuka tahansa koulutettu voi seurata sitä muistin varassa, koska sen ei tarvitse muistaa erikoistapauksia. Vaihteleva, tilanteesta riippuva työnkulku sen sijaan vaatii kokemusta ja tuntumaa, joka karttuu vain sille, joka tekee sitä usein — eli avainhenkilölle. Vakiointi ei ole vain kätevä; se on suoraan keino jakaa vastuuta useammalle ihmiselle.

Se, että varahenkilö on nähnyt lähetyksen ajettavan monta kertaa, ei tarkoita, että hän osaisi ajaa sen itse. Varahenkilön pitää oikeasti ajaa lähetys itse ohjainten ääressä, ei vain seurata vierestä, ennen kuin hänen varaan lasketaan.

Kahden koulutetun periaatteessa vastuu kiertää: esimerkiksi joka toinen tai joka kolmas sunnuntai lähetyksen ajaa toinen koulutetuista, jotta taito pysyy yllä molemmilla eikä ruostu sille, joka ei ole hetkeen tehnyt sitä. Pieni seurakunta ei tarvitse tähän isoa tiimiä — riittää, että osaaminen ei ole yhden ihmisen varassa, ja että molemmat pääsevät säännöllisesti harjoittamaan taitoaan oikeassa tilanteessa.

Vastuun jakaminen ei ole vain varotoimi teknistä häiriötä vastaan. Se on myös tapa antaa useammalle vapaaehtoiselle mahdollisuus palvella, oppia uutta ja kokea itsensä tarpeelliseksi seurakunnan yhteisessä työssä. Samalla se suojaa alkuperäistä avainhenkilöä: kun vastuu ei lepää yksin hänen harteillaan, hän voi olla poissa yhtenä sunnuntaina huolta tuntematta, eikä palvelu pääse muuttumaan ylikuormitukseksi.

Yhden operaattorin malli on tämän koulutuksen lähtökohta myös kahden kameran vaiheessa, kunhan työnkulku on suunniteltu riittävän yksinkertaiseksi. Tilanne muuttuu, kun seurakunta siirtyy kolmanteen kameraan tai selvästi kehittyneempään tuotantoon: kolmen lähteen seuraaminen ja mahdollinen ohjauspaneelin käyttö kasvattavat kognitiivista kuormaa sen verran, että kahden samanaikaisen operaattorin suositus muuttuu tässä vaiheessa vahvemmaksi. Se on edelleen suositus, ei ehdoton vaatimus — mutta juuri tässä vaiheessa se alkaa kannattaa.

← Milloin toinen kamera kannattaa?

Seuraava: Mediatiimin rakentaminen →