Mediatiimin johtaminen palveluna

Etusivu / Seurakuntastriimaus / Päättäjän polku

Moni mediatiimin vapaaehtoinen aloittaa innostuneena, ja osa väsyy ja lopettaa matkan varrella. Syy ei useinkään ole tekniikassa, vaan siinä, miten tehtävää on johdettu. Kun kameran tai äänipöydän takana oleva vapaaehtoinen kokee tulevansa nähdyksi ja arvostetuksi, hän pysyy mukana todennäköisemmin pidempään — ei vain niin kauan kuin into riittää.

Vapaaehtoinen, joka ajaa lähetystä joka sunnuntai, palvelee seurakuntaa samalla tavalla kuin kuka tahansa muu vapaaehtoinen — esimerkiksi se, joka tarjoilee kahvia tai ottaa vieraat vastaan ovella. Ero on siinä, että tekninen työ on hyvin tehtynä näkymätöntä: kuva on vakaa, ääni selkeä, eikä kukaan ajattele operaattoria kesken lähetyksen. Juuri tämä näkymättömyys on riski. Työtä, jota ei huomaa, on helppo unohtaa kiittää.

Arvostus ja kiitos eivät ole johtamisen päälle liimattu kohteliaisuus — ne ovat osa itse johtamista. Henkilökohtainen, konkreettinen huomio (”hyvä ääni tänään” tai ”huomasin, että vaihdoit kuvan juuri oikealla hetkellä”) merkitsee vapaaehtoiselle enemmän kuin yleinen kiitos koko tiimille kerran vuodessa.

Kuormitus kasvaa yleensä huomaamatta, samaan tapaan kuin avainhenkilöriski, josta oli puhetta aiemmin tässä polussa: kukaan ei tee yhtään yksittäistä väärää päätöstä, mutta lopputulos on silti raskas yhdelle ihmiselle. Ajatellaan vapaaehtoista, joka on aiemmin ilmoittautunut vuoroihin mielellään, mutta alkaa nyt perua niitä viime hetkellä ja vastaa kysymyksiin lyhyesti ja väsyneesti. Kukaan tiimissä ei ole tehnyt mitään yksittäistä virhettä — kuorma on vain kasvanut hitaasti niin, ettei kukaan ole huomannut sitä ajoissa. Tämä ei ole merkki huonosta vapaaehtoisesta, vaan merkki siitä, että tilanteeseen olisi pitänyt puuttua aiemmin.

Muita varomerkkejä ovat se, että sama ihminen on vuorossa joka viikko, koska ”kukaan muu ei osaa”, tai että hän alkaa hoitaa tehtävää yksin kysymättä apua silloinkin, kun sitä olisi tarjolla. Johtajan tehtävä on huomata nämä merkit ennen kuin ne muuttuvat päätökseksi lopettaa kokonaan.

Epäselvyys kuormittaa usein enemmän kuin itse tehtävä. Kun vapaaehtoinen ei tiedä, kuinka usein häntä odotetaan vuoroon tai mitä tapahtuu, jos hän ei jonain sunnuntaina pääse paikalle, hän joko ottaa liikaa vastuuta varmuuden vuoksi tai kantaa jatkuvaa huonoa omaatuntoa. Molemmat kuluttavat pidemmän päällä enemmän kuin selkeä sopimus.

Tämän vuoksi kannattaa kirjoittaa auki muutama asia: kuinka usein vuoro tulee, miten peruminen hoidetaan, ja kuka hoitaa tehtävän, jos kukaan varsinaisista ei pääse paikalle. Tämä liittyy suoraan periaatteeseen kahdesta koulutetusta vapaaehtoisesta yhden sijasta — selkeä, kirjoitettu kierto tekee vastuun jakamisesta todellista, ei vain hyvää tarkoitusta paperilla.

Monessa tiimissä ainoa hetki, jolloin opitaan jotain uutta, on virhetilanne keskellä lähetystä. Tämä opettaa, mutta hintana on stressi ja pelko epäonnistumisesta suorassa lähetyksessä — huono tapa oppia, vaikka toimiikin. Säännöllinen, matalan paineen harjoittelu tuottaa saman osaamisen ilman sitä hintaa.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kerran kuussa pidettävää lyhyttä harjoitussessiota, jossa käydään läpi yksi osa järjestelmästä ilman että mikään on livena. Tällöin vapaaehtoinen saa kokeilla, kysyä ja jopa tehdä virheitä ilman, että kukaan katsojista huomaa mitään. Taito, jota harjoitellaan säännöllisesti rauhassa, on käytössä paremmin sinä sunnuntaina, kun jokin oikeasti menee pieleen.

Monessa tiimissä huomio kiinnittyy lähes yksinomaan virheisiin. Onnistuneen lähetyksen jälkeen ei sanota mitään, koska ”niinhän sen piti mennäkin”, mutta epäonnistuneesta keskustellaan pitkään. Tämä epätasapaino opettaa vapaaehtoiselle huomaamatta, että hänen työnsä tulee esiin vain silloin, kun jokin epäonnistuu.

Kun uusi asia toimii ensimmäistä kertaa hyvin — esimerkiksi kokonaan uusi tekstigrafiikka pysyy oikeana koko lähetyksen ajan ensimmäistä kertaa — kannattaa sanoa se ääneen tiimille sen sijaan, että siirtyy suoraan seuraavan sunnuntain suunnitteluun. Pieni, säännöllinen huomio onnistumisille pitää yllä motivaatiota paremmin kuin harvakseltaan annettu suuri kiitos.

Uusia vapaaehtoisia löytyy yleensä luonnollisesti sieltä, missä nykyiset vapaaehtoiset puhuvat tehtävästään myönteisesti ja missä heitä pyydetään mukaan henkilökohtaisesti, ei vain yleisellä kutsulla. Tapa, jolla tämä käytännössä järjestetään omassa seurakunnassa, vaihtelee paikallisen kulttuurin ja käytäntöjen mukaan, eikä se ole tämän artikkelin aihe. Olennaista tässä vaiheessa on vain se, että tyytyväinen, hyvin kohdeltu vapaaehtoinen on paras houkutin uusille — parempi kuin mikään yksittäinen kutsutapa.

← Mediatiimin rakentaminen

Seuraavaksi: tämä oli Päättäjän polun viimeinen artikkeli — jos osallistut myös käytännön työhön, jatka Tekijän polulta